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Home Office organisieren - produktiv und kostensparend arbeiten

Traum vom Homeoffice Für viele Arbeitnehmer klingt es verlockend, den Arbeitstag in die heimischen vier Wände zu verlegen und dementsprechend von möglichst viel Flexibilität und Freiheit zu profitieren. Darüber hinaus schaut auch kein Chef über die Schulter, sodass das Arbeiten deutlich entspannter fällt. Ganz so einfach gestaltet sich dieser Workflow in der Realität allerdings nicht, denn Schattenseiten gibt es auch hier mehr als genug. Ob mangelnde Disziplin, fehlende soziale Kontakte zu Kollegen oder unregelmäßige Arbeitszeiten bis in die Nacht hinein - das Leben im Home Office kann stressig und unproduktiv sein, wenn man es falsch anstellt. Umso wichtiger, dass der Arbeitsalltag möglichst gut organisiert wird, damit die Vorteile des Home Office auch wirklich genutzt werden können. Das gilt vor allem für Selbständige, die ihre Materialien nicht vom Arbeitgeber gestellt bekommen und bei der Organisation vollkommen sich selbst überlassen sind.

Home Office sinnvoll einrichten

Um für Produktivität zu sorgen, ist die Arbeitsatmosphäre entscheidend. Einerseits fördert es die Motivation ungemein, wenn das Arbeitszimmer kreativ eingerichtet und mit wohnlichen Elementen kombiniert wird. Dabei ist wichtig, dass der eigene Stil erhalten bleibt, der eine positive Stimmung erzeugen kann. Neben dieser Stimmung sollte auch besonderes Augenmerk auf die Ergonomie gelegt werden. Immerhin wird ein großer Teil des Tages am Schreibtisch verbracht und dieser sollte so gesund und förderlich wie möglich gestaltet werden. Wichtig sind vor allem Schreibtisch und Schreibtischstuhl - ersterer sollte höhenverstellbar sein und sich anpassen lassen. Der Stuhl fördert hingegen eine aufrechte Haltung. Einige Empfehlungen diesbezüglich gibt die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.

Kosten im Blick behalten

Nicht nur die Einrichtung ist wichtig, sondern auch die versteckten und offenen Kosten, die im Home Office anfallen - denn ansonsten kann es schnell ein böses Erwachen geben. Während Arbeitnehmer hier in der Regel die wichtigsten Dinge von ihrem Arbeitgeber erhalten, so müssen sich Freiberufler und sonstige Selbständige nicht selten in Kosten stürzen. Bei Bürogeräten oder monatlichen Kosten verstecken sich allerdings etliche Sparpotenziale, die sich in der Summe durchaus bemerkbar machen. Angefangen beim Internetanschluss über die Stromkosten für den Rechner bis hin zu Reisekosten ist so einiges dabei, das gerade anfangs leicht unterschätzt wird. Einige Tipps fürs Sparen:

• Ausgaben-Liste erstellen
Für Freiberufler gehört eine Aufstellung aller Kostenpunkte in jedem Fall zum Pflichtprogramm. Das rentiert sich nicht nur für die spätere Steuererklärung, sondern gibt auch einen guten Überblick. Am Ende des Jahres kann sich dann ein individuelles Ziel gesetzt werden, beispielsweise die Einsparung von mindestens 10 Prozent im kommenden Jahr.
• Laufende Kosten überprüfen
Alte Abos und Verträge laufen nicht selten still vor sich hin und fressen im Geheimen Kosten. Darunter fällt etwa das Fitnessstudio, aber auch Zeitschriften und vieles mehr. Am besten sollten sämtliche Abonnements und Mitgliedschaften daher einmal notiert und kontrolliert werden - ein paar Kostenpunkte können so fast immer eliminiert werden.
• Gerätekosten verringern
Im Home Office steht nicht nur der Computer, sondern auch andere Gerätschaften wie der Drucker oder das Telefon. Hierbei gibt es verschiedene Ansatzpunkte, so können die Ausgaben für teure Tintenpatronen verringert werden, indem zu günstigeren Alternativtinten gegriffen wird, wie prindo.de sie aufzeigt. Mitunter sind die Patronen um die 80 % günstiger, was sich am Ende des Jahres in jedem Fall bemerkbar macht, sofern viel gedruckt wird. Bei Telefon und Internet lohnt es sich hingegen, Angebote einzuholen und zu vergleichen. Da Zeit bekanntlich Geld ist, sollte die Recherche aber auch nach einem Muster ablaufen, etwa so: Innerhalb einer Stunde wird ein Preisleistungsvergleich durchgeführt und eine Entscheidung getroffen. Eine andere Möglichkeit, um bei Vertragskonditionen zu profitieren, ist die schlichte Kündigung. Denn nicht selten melden sich die Anbieter nur wenige Tage später mit einem besseren Gegenangebot, da sie ihren Stammkunden nicht verlieren wollen.

Organisation im Detail - Schluss mit dem Chaos auf dem Schreibtisch

Chaos auf dem SchreibtischDer Schreibtisch ist voller Dokumente und Notizen, auf dem Desktop sammeln sich die ohne System abgelegten Dateien und die Ablage für Rechnungen quillt auch schon wieder über - so oder so ähnlich sehen Arbeitsplätze aus, an denen zwar regelmäßig gearbeitet wird, dies aber oftmals nicht sonderlich effizient. Moderne Arbeitsorganisation und ein gutes Zeitmanagement können hier jedoch Abhilfe schaffen, zum Beispiel mit folgenden Maßnahmen:

• Gnadenlos aussortieren - schlechte Ablagen nehmen Platz ein, sorgen für Chaos und erwecken zudem den Eindruck, die Arbeit nicht schaffen zu können. Daher: Aussortieren und zwar gründlich.
• Struktur - ist das Arbeitsumfeld aufgeräumt, stellt dies die beste Basis für Konzentration, Effizienz und Übersicht dar. Wer täglich an einem ordentlichen Schreibtisch startet, kann daher besser seine Ziele erreichen. Im Idealfall wird der Schreibtisch dafür jeden Abend ein paar Minuten aufgeräumt.
• Einheitliches System - wenn jeder Ordner, jede Akte und jedes Arbeitsmittel seinen Platz hat, erleichtert dies den Workflow ungemein. Hilfreich sind auch eindeutige Beschriftungen und Regeln zur Nutzung, damit das System nach wenigen Wochen nicht wieder vergessen wird.
• Ziele und Teilziele setzen
Praktisch sind ebenfalls feste Termine, die für jede Erledigung genutzt werden sollten. Auf diese festgesetzten Ziele kann sich wiederum mithilfe kleiner Teilziele vorbereitet werden. Die Unterteilung sorgt dafür, dass trotz eines großen und langfristigen Auftrags stetige Erfolge entstehen, die neue Motivation mit sich bringen. Nicht zu unterschätzen sind hierbei auch ordentlich geführte To-Do-Listen. Zu großer Druck sollte dabei aber nicht aufgebaut werden, denn dieser kann wiederum zu Rückschlägen führen und ist ein absoluter Motivationskiller. Eine realistische Planung ist daher besonders wichtig, ebenso wie eine großzügige Zeiteinteilung - berücksichtigt werden sollten außerdem auch Puffer, falls einmal etwas Unvorhergesehenes passiert.

<Bild 1: fotolia.com fotogestoeber (#104692134)
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